O que é um Grupo de Chamadas?
Se precisa que vários destinos (telefones VoIP, a App, o Telefone web e/ou telemóveis) toquem simultaneamente, a função de grupo de chamadas é a solução ideal. Este guia explica como criar um grupo de chamadas no admin e integrá-lo no plano de marcação para ativar a função.
Admin: Criar um grupo de chamadas
- Aceda a Grupos de Chamadas.
- Clique em Adicionar.
Pode agora começar a personalizar o módulo de grupo de chamadas de acordo com as suas preferências. Continue a ler abaixo para descobrir quais são as opções disponíveis.
- Número Interno (extensão)
- Descrição
- Método de Toque
- Ignorar Desvio de Chamada
O número interno permite ligar rapidamente a todo o grupo de chamadas, garantindo um apoio ao cliente rápido e eficaz ao contactar facilmente um membro da equipa disponível.
Adicione uma descrição ao grupo de chamadas para identificar facilmente quais os colegas incluídos em cada grupo.
Existem duas opções para gerir chamadas recebidas:
A ordem de chamada inteligente garante que a chamada recebida chega ao colega mais indicado para ajudar quem liga. Em grupos de chamadas que utilizam este método, as chamadas tendem a ser mais curtas e com menos transferências.
Neste método, todos os membros do grupo de chamadas são alertados em simultâneo. A primeira pessoa a atender falará com o cliente.
Recomendamos a utilização desta opção para evitar o desvio de chamada em telefones VoIP. Isto garante que cada membro selecionado do grupo de chamadas permanece disponível para receber chamadas em todos os momentos, encaminhando as chamadas para os membros da equipa apropriados sem serem desviadas para outro local.
Tipo de Confirmação de Chamadas
Esta funcionalidade garante que os clientes não acabam no correio de voz do operador móvel. Existem três opções disponíveis:
- A confirmação de chamada está desativada.
- Existe a possibilidade de o cliente acabar no correio de voz.
- Ao receber uma chamada para um número externo, ouvirá primeiro uma mensagem a dizer: "Prima 1 para aceitar esta chamada."
- Isto garante que a chamada não é atendida pelo correio de voz do operador móvel.
- Recomendamos ativar esta opção quando tiver números de telemóvel ou fixos num grupo de chamadas.
- Semelhante à opção Predefinida, mas pode gravar a sua própria notificação ou escolher um idioma diferente.
- Depois de atender a chamada, ouve a sua própria notificação adicionada e prima 1. Após isto, fica em contacto com quem ligou. Isto é útil se tiver vários nomes de empresa, para saber qual foi a empresa contactada.
- Configurações de mensagem: escolha o idioma
- Prima um para atender esta chamada: aqui pode substituir a mensagem predefinida "Prima um para atender esta chamada" por uma mensagem personalizada.
- Já não disponível: aqui pode substituir a mensagem predefinida "Já não disponível" por uma mensagem personalizada
- Destinos Na secção Destinos, pode especificar exatamente o que pretende incluir no grupo de chamadas. Para compreender melhor cada opção de destino, leia as descrições detalhadas abaixo.
- Uma Conta VoIP no plano de marcação encaminha sempre as chamadas para um dispositivo específico, seja um Telefone fixo, o Telefone web, outro softphone ou uma app.
- Se pretender evitar que o dispositivo toque sem modificar o plano de marcação, pode configurar o Telefone fixo, app ou Telefone web para Não incomodar (DND).
- Também conhecidos como trunks SIP ou contas trunk, os VoIP trunks são configurados num PBX VoIP e garantem o registo nos servidores Voys.
- Esta opção é utilizada quando tem o seu próprio sistema de telefone VoIP.
- A função Fixo/Móvel permite adicionar um destino final para que o número de telefone da empresa possa ser desviado.
- Como o nome sugere, pode desviar chamadas tanto para números fixos como para telemóveis.
- Adicionar uma Conta de utilizador ao plano de marcação significa que uma pessoa específica será contactada.
- O utilizador pode escolher o seu próprio destino final, como o dispositivo no qual pretende receber chamadas naquele momento.
- Cada utilizador pode utilizar até três Contas VoIP, permitindo alternar entre um Telefone fixo, Telefone web ou app.
- Além disso, os utilizadores podem adicionar o seu próprio número de telemóvel ou qualquer outro número fixo ou móvel para desvio de chamada.
- Se não quiserem ser contactados, os utilizadores podem definir o seu destino final como Offline, Não incomodar ou disponível apenas para colegas.
Clique em Guardar. Criou agora um grupo de chamadas.
Plano de Marcação: Adicionar um Grupo de Chamadas
- Clique em Planos de Marcação.
- Selecione o número de telefone onde pretende adicionar o grupo de chamadas.
- Prima Editar Plano de Marcação.
- Prima Adicionar Passo onde pretende que o grupo de chamadas toque.
- No primeiro menu suspenso, procure por Grupo de Chamadas.
- No segundo menu suspenso, escolha o grupo de chamadas que pretende adicionar.
- Tempo de toque refere-se ao número de segundos que os destinos no grupo de chamadas irão tocar antes de o cliente ser encaminhado para o próximo passo no plano de marcação.
- Prima Confirmar.
- Prima Guardar Alterações.
- Prima Guardar.
O Grupo de Chamadas está agora ativo no plano de marcação e, portanto, em funcionamento.
Filtro: em que grupo está?
Também pode usar a pesquisa por filtro no módulo de grupos de chamadas para procurar em que grupo(s) de chamadas está, ou o seu colega.
Preencha o tipo de destino: Utilizadores, Contas VoIP ou redirecionamentos Fixo/Móvel, selecione o destino que pretende verificar e clique em pesquisar.
Não vê resultados? Isto pode dever-se ao facto de ter procurado a sua Conta VoIP quando o seu utilizador está selecionado no grupo de chamadas—ou vice-versa, claro!
Perguntas Frequentes
Para evitar confusões, escolha um número interno para um grupo de chamadas que comece com um algarismo diferente das suas contas VoIP e de utilizador. Desta forma, cada tipo de número é facilmente distinguível.
A mensagem "Prima 1 para aceitar" evita que as chamadas sejam encaminhadas para o correio de voz do seu operador móvel, a menos que a desative. Para evitar esta mensagem, defina o tempo de toque do grupo de chamadas mais curto do que o tempo de ativação do correio de voz do seu telemóvel, permitindo que a nossa plataforma recupere a chamada antes do correio de voz.
Para garantir que apenas um dispositivo toca de cada vez, adicione uma fila com a definição Round Robin ao seu plano de marcação. Esta configuração fará com que os dispositivos sejam alternados, tocando um de cada vez.
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