O que é um Grupo de chamadas?
Se precisar que vários destinos (telefones VoIP, a App, Telefone web e/ou telemóveis) toquem simultaneamente, a função de grupo de chamadas é a solução. Este guia explica como criar um grupo de chamadas no admin e integrá-lo no plano de marcação para ativar a função.
Admin: Criar um grupo de chamadas
- Aceda a Grupos de chamadas.
- Clique em Adicionar.
Pode agora começar a personalizar o módulo de grupo de chamadas de acordo com as suas preferências. Continue a ler abaixo para saber quais são as opções disponíveis.
- Número Interno (extensão)
- Descrição
- Método de Toque
- Ignorar Desvio de chamada
O número interno permite contactar rapidamente todo o grupo de chamadas, garantindo um apoio ao cliente rápido e eficaz ao conseguir falar facilmente com um membro da equipa disponível.
Adicione uma descrição ao grupo de chamadas para identificar facilmente que colegas estão incluídos em cada grupo.
Existem duas opções para gerir chamadas recebidas:
A ordem de chamada inteligente garante que a chamada recebida chega ao colega mais adequado para ajudar quem está a ligar. Nos grupos de chamadas que usam este método, as chamadas tendem a ser mais curtas e com menos transferências.
Neste método, todos os membros do grupo de chamadas são alertados simultaneamente. A primeira pessoa a atender irá falar com o cliente.
Recomendamos usar esta opção para evitar o desvio de chamada nos telefones VoIP. Isto garante que cada membro selecionado do grupo de chamadas permanece disponível para receber chamadas em qualquer altura, direcionando as chamadas para os membros apropriados da equipa sem serem desviadas para outro local.
Tipo de Confirmação de Chamadas
Esta funcionalidade garante que os clientes não vão parar ao correio de voz do seu operador móvel. Existem três opções disponíveis:
- A confirmação de chamada está desativada.
- Existe a possibilidade de o cliente ir parar ao seu correio de voz.
- Ao receber uma chamada para um número externo, irá primeiro ouvir uma mensagem a dizer: "Prima 1 para aceitar esta chamada."
- Isto garante que a chamada não é atendida pelo correio de voz do seu operador móvel.
- Recomendamos ativar esta opção quando tiver números móveis ou fixos num grupo de chamadas.
- Semelhante à opção Predefinida, mas pode gravar a sua própria notificação ou escolher um idioma diferente.
- Depois de atender a chamada, ouve a sua própria notificação adicionada e prime 1. Depois disto, fica com quem está a ligar ao telefone. Isto é útil se tiver vários nomes de empresa para saber qual empresa foi contactada.
- Configurações de mensagem: escolha o seu idioma
- Prima um para atender esta chamada: aqui pode substituir a mensagem predefinida "Prima um para atender esta chamada" por uma mensagem personalizada.
- Já não disponível: aqui pode substituir a mensagem predefinida "Já não disponível" por uma mensagem personalizada
- Destinos Na secção Destinos, pode especificar exatamente o que pretende abordar no grupo de chamadas. Para compreender melhor cada opção de destino, leia as descrições detalhadas abaixo.
- Uma Conta VoIP no plano de marcação direciona sempre as chamadas para um dispositivo específico, seja um telefone fixo, o Telefone web, outro softphone ou uma app.
- Se quiser impedir que o dispositivo toque sem modificar o plano de marcação, pode definir o telefone fixo, app ou Telefone web para Não incomodar (DND).
- Também conhecidos como trunks SIP ou contas trunk, os VoIP trunks são configurados num PBX VoIP e garantem o registo nos servidores Voys.
- Esta opção é usada quando tem o seu próprio sistema de telefone VoIP.
- A função Fixo/Móvel permite adicionar um ponto final para que o número de telefone da sua empresa possa ser desviado.
- Como o nome sugere, pode desviar chamadas tanto para números fixos como para telemóveis.
- Adicionar uma Conta de utilizador ao plano de marcação significa que uma pessoa específica será contactada.
- O utilizador pode escolher o seu próprio ponto final, como o dispositivo no qual pretende receber chamadas nesse momento.
- Cada utilizador pode usar até três Contas VoIP, permitindo alternar entre um telefone fixo, Telefone web ou app.
- Além disso, os utilizadors podem adicionar o seu próprio número de telemóvel ou qualquer outro número fixo ou móvel para desvio de chamada.
- Se não quiserem estar disponíveis, os utilizadors podem definir o seu ponto final como Offline, Não incomodar ou disponível apenas para colegas.
Clique em Guardar. Criou agora um grupo de chamadas.
Plano de Marcação: Adicionar um Grupo de Chamadas
- Clique em Planos de marcação.
- Selecione o número de telefone onde pretende adicionar o grupo de chamadas.
- Prima Editar Plano de Marcação.
- Prima Adicionar Passo onde pretende que o grupo de chamadas toque.
- No primeiro menu pendente, procure Grupo de Chamadas.
- No segundo menu pendente, escolha o grupo de chamadas que pretende adicionar.
- O tempo de toque refere-se ao número de segundos que os destinos no grupo de chamadas irão tocar antes do cliente ser enviado para o próximo passo no plano de marcação.
- Prima Confirmar.
- Prima Guardar Alterações.
- Prima Guardar.
O Grupo de Chamadas está agora ativo no plano de marcação e, portanto, em funcionamento.
Filtro: em que grupo está?
Também pode usar a pesquisa por filtro no módulo de grupo de chamadas para procurar em que grupo(s) de chamadas está, ou o seu colega.
Preencha o tipo de destino: Utilizadores, Contas VoIP ou redirecionamentos Fixo/Móvel, selecione o destino que pretende verificar e clique em pesquisar.
Não está a ver resultados? Isto pode dever-se ao facto de ter procurado a sua Conta VoIP enquanto o seu utilizador está selecionado no grupo de chamadas – ou vice-versa, claro!
FAQ
Para evitar confusões, escolha um número interno para um grupo de chamadas que comece com um dígito diferente das suas contas VoIP e de utilizador. Desta forma, cada tipo de número é facilmente distinguível.
A mensagem "Prima 1 para aceitar" evita que as chamadas vão para o correio de voz do seu operador móvel, a menos que o desative. Para evitar esta mensagem, defina o tempo de toque do grupo de chamadas mais curto do que o tempo de ativação do correio de voz móvel, permitindo que a nossa plataforma recupere a chamada antes do correio de voz.
Para garantir que apenas um dispositivo toca de cada vez, adicione uma fila com a configuração Round Robin ao seu plano de marcação. Esta configuração irá circular entre os dispositivos, fazendo-os tocar um de cada vez.
